구매관리는 제조업에서 제조 과정에 필요한 부품 및 설비를 조달하는 역할을 합니다. 구매관리 효율을 높이기 위해서는 시스템화 시키는 것이 무엇보다 중요하며, 구매하려는 대상물에 따라 발주 및 납품 관리하는 방법을 구분하여 적용하는 것이 유리합니다.
이번 글에서는 구매관리 시스템의 역할과 발주 및 납품 관리 방법에 대해 정리하였습니다.
구매관리 시스템의 역할
제조업에서는 생산에 필요한 부품 및 생산 설비에 한정하지 않고 문구용품, 비품 등 생산 활동에 직접 관련되지 않은 다양한 물품도 외부에서 조달합니다. 이러한 일련의 거래를 지원하는 것이 ‘구매관리 시스템’ 입니다.
구매 대상 품목은 생산용 부품 및 일반 구매 제품의 2가지로 분류되며, 각각 특징이 있습니다. 생산용 부품은 제품으로 출하되며 제품을 구성하는 BOM(Build Of Material)에 나타납니다. 일반 구매 제품은 직접 출하하는 것은 아니지만, 생산 활동에 필요한 물품이나 서비스를 의미합니다.
각각 구매 업무를 비교하면 다음과 같은 두 가지 큰 차이가 있습니다.
- 생산용 부품은 미리 견적을 받아 그 가격으로 반복 구매하지만, 일반 구매 제품은 필요할 때 견적을 내고 발주하기 때문에 업무의 흐름이 다릅니다.
- 생산용 부품은 수요가 있으면 예산 외라도 구입하는 것이 당연하지만, 일반 구매 제품의 경우 예산이 없으면 구매를 연기하게 됩니다. 따라서 단일 시스템으로 모든 구매 업무를 지원하는 것도 가능하지만, 일반적으로는 별도의 시스템의 사용하는 경우가 많습니다.
구체적인 발주 및 납품 관리 방법
주문 및 공급 관리 시 일반적으로 발주 회사는 주문서를 발행할 때 송장도 함께 첨부해 전달합니다. 여러 거래처에서 다른 송장이 납품되면 수입 업무가 복잡해지기 때문입니다.
한편, 거래처에서 보면 발주 회사마다 다른 송장을 발송하는 것보다 자신의 납품서 1개로 처리하고 싶은 것이 당연합니다. 쌍방의 의견이 대립하고 있지만, 이 경우 발주측의 청구서를 사용하는 것이 일반적입니다. 10여 년 전까지는 청구서가 종이였기 때문에 보관 장소의 확보나 검색이 복잡했지만, 현재는 전자 데이터 교환(EDI L Electronic Data Interchange)으로 처리하기 때문에 취급하기가 간편해졌습니다. 신청서는 인지세가 들지만, 신청서를 생략해도 계약서에 ‘명확한 거절을 언급하지 않는 경우 받았다고 본다.’ 라고 기술하는 주문 확인 방법도 많이 사용합니다.
EDI를 사용하는 경우 시스템 로그로 증명되기 때문에 EDI 운용을 제삼자에게 위탁하면 객관성이 더 높아집니다. 또한 수입 및 검사, 납품 물품의 품목, 납기, 수량을 확인하고 수령할 수 있지만, 아직 생산에는 사용할 수 없으며 지불의 의무도 없습니다. 기능 확인 검수 후에 생산에 사용할 수 있고 청구 대상이 됩니다.
